Módulo Controle de Vencimento de Documentação Regulatória
Hoje em dia no ramo empresarial, o controle de vencimento de documentação regulatória se torna uma prática fundamental para assegurar a eficiência das organizações operacionais. Essa atividade vai muito além do gerenciamento de papéis e documentos, sendo um componente essencial na gestão estratégica e de riscos das empresas, economizando assim tempo e dinheiro.
O Que Significa Controle de Vencimento de Documentação Regulatória?
O controle de vencimento de documentação regulatória consiste em monitorar e gerenciar as datas de expiração dos documentos necessários para manter as operações funcionais e seguras de uma empresa.
Esse tipo de documentação envolve, mas não se limita a:
- Licenças;
- Autorizações;
- Certificados;
- Registros exigidos por institutos governamentais.
Automatizar o controle de vencimentos dessa documentação é fundamental para garantir que as operações da empresa estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
A Importância do Controle de Vencimento de Documentação Regulatória
Manter a documentação em dia é fundamental por várias razões, por exemplo, as empresas estão sujeitas a seguir rigidamente normas ambientais, requisitos de saúde e segurança no trabalho, além de normas nacionais e internacionais.
O não cumprimento dessas regulamentações pode resultar em multas, penalidades e até mesmo ações legais. O controle de vencimento de documentos garante que a empresa permaneça em concordância com a lei, evitando assim riscos legais.
Reputação e Credibilidade
Empresas que demonstram eficiência na gestão da documentação regulatória transmitem confiança aos stakeholders (grupos de pessoas ou organizações que podem ter algum tipo de interesse pelas ações de uma determinada empresa), incluindo clientes, parceiros e investidores. A reputação de uma empresa está ligada à sua capacidade de operar de maneira ética e eficiente com as leis.
O controle de vencimento de documentos permite à empresa planejar antecipadamente a renovação de licenças e autorizações. Isso evita interrupções inesperadas nas operações devido a documentos expirados, o que poderia afetar a produção e os prazos de entrega previamente estabelecidos.
Redução de Riscos
Ao manter um monitoramento constante dos vencimentos de documentos, a empresa reduz o risco de operar sem as aprovações necessárias, minimizando a possibilidade de multas e sanções.
A gestão dos vencimentos permite que a empresa inicie a renovação dos processos com antecedência, evitando atrasos e problemas de última hora.
O controle de vencimento de documentação é parte da gestão de riscos e do planejamento estratégico da empresa. Isso ajuda a identificar áreas de melhoria e a implementar medidas preventivas. A previsibilidade das renovações permite que as empresas organizem recursos apropriados para atender as necessidades regulatórias. Além disso, manter registros de documentos atualizados pode facilitar a prestação de contas com os reguladores.
Porque Automatizar o Controle de Vencimento de Documentação
A tecnologia realiza um papel extremamente importante quando o assunto é o controle de vencimento de documentação. Softwares de gestão especializados podem automatizar o processo de monitoramento, enviar alertas sobre vencimentos iminentes e manter um histórico em seu banco de dados de todos os documentos relevantes. Essas soluções não apenas otimizam o processo, mas também reduzem a margem de erro humano.
Módulo Controle de Vencimentos do Software ObraSoft
Com o módulo Controle de Vencimentos do ObraSoft, é possível visualizar em um único painel todas as datas de vencimentos dos documentos que envolvem sua operação.
Através de uma plataforma online, com alertas e farol de visualização você pode controlar seus deadlines sem surpresas e manter a sua operação monitorada e segura.
A criação de Quadros de Monitoramento é ilimitada. Veja alguns exemplos que o sistema pode controlar:
- Colaboradores e Funcionários da sua empresa e dos seus Fornecedores
- Quem precisa realizar e atualizar seus treinamentos?
- Quem está com a documentação de Saúde Ocupacional vencida?
- Programas de Governo para o e-Social
- Datas de validade dos programas de governo obrigatórios (PGR, PCMSO e LTCAT)
- Prevenir riscos ambientais e garantir a integridade física dos seus colaboradores e terceiros
- Evitar multas do ministério do trabalho, processos administrativos, ações na justiça e responsabilização criminal.
- Equipamentos, Maquinários e Veículos
- Manter em dia todas as manutenções, revisões, garantias, seguros e impostos
- Fornecedores
- Vencimentos de contratos com fornecedores
- Antecipar renegociações dos contratos
- Vencimentos dos Documentos de Saúde Ocupacional.
- Apólices de Seguro
- Manter sua operação sempre coberta
- Licenças de Funcionamento
- AVCB, alvará, entre outros
- Suas Certificações
- Sua empresa possui processos de auditoria periódicos para certificações?
- Prazos de vencimentos de certificações como CREA, CRECI, ISOs, OHSAS, LEEDs, entre outros
- Contratos de Locação
- Recebimento e pagamento de aluguéis, revisão de valores, multas rescisórias e datas de términos contratuais estarão visíveis em um único painel
- Validade de Mercadorias
- Prazos de validade de mercadorias em geral, como alimentos, medicamentos e matéria-prima
Uma das principais Vantagens e Diferenciais do Módulo de Controle de Vencimentos do Software ObraSoft está no seu Alto Grau de Adaptação. Você pode criar inúmeros quadros de monitoramento para controlar qualquer tipo de documento. Tudo de maneira autônoma. É muito simples e fácil de operacionalizar.
E com o sistema 100% em nuvem, é possível acessar a plataforma a qualquer momento e em qualquer lugar através do computador ou mesmo celular.
O controle de vencimento de documentação regulatória é uma ferramenta estratégica e operacional indispensável. Conte com o Módulo Controle de Vencimentos do ObraSoft para garantir o máximo de eficiência, mantendo a sua operação monitorada e segura.